Сегодня: 19.08.18 г.
YKTIMES.RU

Авторский взгляд

АЛРОСА создает ОЦО в Новосибирске

16.05.2018

YKTIMES.RU – Весной этого года «АЛРОСА» впервые объявила о планируемом создании Общего центра обслуживания (ОЦО). Это одна из стратегических инициатив алмазодобытчика по повышению операционной эффективности в финансово-экономическом блоке. В интервью ЯСИА финансовый контролер алмазной компании Максим Каданцев объяснил, зачем нужна эта реформа, где будет создан центр, каковы будут его особенности и какого эффекта ожидает компания. Публикуем текст интервью.

Среди крупных российских компаний «АЛРОСА» оказалась в числе догоняющих: практика ОЦО существует на рынке уже более 15 лет, сегодня эту модель использует большинство промышленных компаний, в том числе в горнорудном секторе. По словам Каданцева, в этом «запоздании» есть и свои плюсы: можно использовать накопленный опыт других компаний.

Централизация – ключ к успеху

— Что такое Общий центр обслуживания? Какие функции он выполняет и чем будет заниматься?

— «АЛРОСА» стремится к повышению эффективности, и это касается не только производства, но и административных подразделений, в том числе финансово-экономических функций.

В работе финансово-экономического блока каждой компании есть разные виды деятельности. Некоторые из них, например, экономическое планирование работы предприятия, анализ, формирование стратегии и ее реализации, требуют постоянного присутствия специалистов на площадке, чтобы ежедневно «держать руку на пульсе». И есть операции, которые предполагают работу с документами по одному и тому же сценарию и могут выполняться удаленно — кадровое делопроизводство, сопровождение закупок, проводка платежей, бухгалтерия.

Смысл модели ОЦО как раз состоит в том, чтобы вывести все эти унифицированные операции с документами в одно подразделение, которое будет обслуживать сразу все площадки и дочерние компании. Тем самым получится увеличить производительность труда и одновременно сделать эти операции более эффективными, внедрять новые решения, которые позволят повысить качество и скорость этой работы. Функции же, требующие присутствия сотрудника на площадке – планово-экономическое управление, обучение и развитие персонала, оценка и анализ трудовых функций, вопросы социального блока — останутся на предприятиях.

Мы задумались о переходе на эту модель не случайно. Проведенная нами диагностика показала, что по количеству работников финансово-экономического блока мы значительно превышаем показатели других компаний, а вот по количеству обрабатываемых документов на одного бухгалтера или по количеству платежей на сотрудника казначейства в разы отстаем. Если эти функции не будут выполняться на местах, а централизуются на базе ОЦО, это даст выгоду от реализации эффекта масштаба и облегчает автоматизацию.

По единым стандартам

— Как перевод специалистов из разных структур в одну поможет повысить производительность? Какого эффекта вы планируете достичь и за счет чего?

— Все процессы, которые переводятся в ОЦО, будут унифицированы и начнут проводиться по единым стандартам. Да, сегодня компания тоже работает по единым стандартам, но часто только на верхнем уровне. Если же погружаться в специфику работы каждого подразделения «АЛРОСА» и каждой «дочки», становится понятно, что потенциал унификации еще значительный.

Это повысит эффективность процессов, ускорит сроки выполнения, подготовки отчетности, обеспечит более качественный контроль. Мы рассчитываем, что показатели удельной производительности бухгалтеров и сотрудников, осуществляющих платежи, вырастут в несколько раз.

Поскольку процессы и ресурсы будут сконцентрированы в ОЦО, в компании появится «единая точка изменений». Это позволит «АЛРОСА» быть более гибкой. Согласитесь, проще и быстрее внедрять какие-либо изменения в одном месте (ОЦО), чем в десятках разных структур.

Роботизация, автоматизация

— С внедрением ОЦО мы также задумываемся об использовании технологического потенциала, такого как потоковое сканирование и распознавание документов, роботизация отдельных операций, автоматизированный контроль и полный электронный документооборот с регулирующими органами и контрагентами. Все эти технологии давно и эффективно используются на рынке, в том числе в рамках ОЦО других компаний.

ОЦО будет оказывать свои услуги структурным подразделениям компании и ее дочерним предприятиям на основе соглашения об уровне сервиса. В этом документе будут прописаны операции, сроки и результаты. Соглашение об уровне сервиса станет ключевым документом, который будет определять эффективность сервисов ОЦО, обеспечивать прозрачную статистику. К уровню выполнения сервисного соглашения будет привязана и система мотивации сотрудников ОЦО.

В целом модель ОЦО призвана формировать сервисный подход и в какой-то степени потребует от сотрудников изменения мышления. Им предстоит переместиться из подразделения предприятия в сервисную организацию. Фактически они будут представлять подрядчика, который оказывает услуги ГОКам, другим подразделениям, «дочкам» «АЛРОСА». Как нормальный подрядчик, ОЦО должен будет постоянно анализировать уровень своих сервисов, повышать их эффективность и качество.

Практика построения ОЦО в других крупных компаниях показывает, что именно общие центры становятся ключевым драйвером и площадкой для развития и совершенствования процессов, методик, контролей и информационных систем компании.

«АЛРОСА» прописку не меняет

— Как будет организован ОЦО? В последнее время в этой связи появляется много слухов, вплоть до того, что этот процесс означает перенос деятельности и регистрации «АЛРОСА» в Новосибирск…

— Прежде всего, хочу отметить, что вопрос о переносе регистрации «АЛРОСА» в Новосибирск или какой-то другой город совершенно точно не стоит. Новосибирск — всего лишь одна из площадок для размещения ОЦО, но не основная.

Головная структура ОЦО – «АЛРОСА Бизнес-Сервис» — уже зарегистрирована и будет располагаться в Мирном. Она возьмет на обслуживание подразделения и дочерние общества «АЛРОСА», находящиеся в Мирном. Офис ОЦО также будет создан в Новосибирске, он примет к себе функции из Москвы, Орла, Архангельска, Айхала, Удачного, Якутска и Ленска, то есть территориально удаленные от мирнинской площадки. Фактически площадок Центра будет больше, потому что в каждом месте присутствия заказчиков сервисов будет организован так называемый оперативный отдел или фронт-офис ОЦО. Он будет связующим звеном между заказчиками сервисов и основными площадками в Мирном и Новосибирске.

Как другие компании выбирают площадки для таких центров? Обычно их выбор падает на крупный город средней полосы России, такой как Саратов, Нижний Новгород, Ижевск. Это города с достаточной инфраструктурой, хорошим кадровым потенциалом, но при этом относительно недорогие. Это и локальные услуги, стоимость аренды, трудовых ресурсов. На этапе концепции нашего проекта все эти города тоже прорабатывались. Но мы понимаем, что деятельность «АЛРОСА» имеет свои особенности — мы располагаемся на Крайнем Севере и несем значимую социальную ответственность в местах присутствия.

Опираясь на это, мы подошли к выбору площадки по-своему. Во-первых, мы решили организовать ОЦО в Мирном, где у «АЛРОСА» много подразделений и есть хороший потенциал консолидации функций. Здесь уже выбран единый офис, в нем ведется ремонт. Помещение должно быть готово к осени, а в сентябре мы сможем принимать и размещать новых сотрудников ОЦО.

Весь кадровый потенциал ОЦО в Мирном будет сформирован из нынешних сотрудников. На отдельные роли мы можем привлекать экспертов с рынка с опытом построения и работы в ОЦО. Обмен опытом наших сотрудников, прекрасно знающих особенности компании, и привлеченных экспертов должен иметь синергетический эффект.

Во-вторых, мы решили организовать площадку ОЦО в Новосибирске. Этот город позитивно воспринимается нашими сотрудниками, у кого-то там есть жилье, учатся дети, кто-то рассматривает Новосибирск как город для будущего переезда с Крайнего Севера. Он удобно располагается в часовых поясах, что важно для обслуживания наших северных и центральных регионов. Новосибирск имеет достаточную инфраструктуру, хороший кадровый потенциал, удобное транспортное сообщение. Хотя он и дороже в 1,5 раза городов средней полосы, зато оптимален для нашей компании. Новосибирск дает возможность привлекать недостающие нам экспертизы, может быть хорошей площадкой для создания центров компетенций.

В итоге специфичный выбор площадок размещения делает наш ОЦО во многом уникальным. Да, площадки в нашем случае относительно дорогие, что увеличивает срок окупаемости проекта в целом, но это показывает ориентацию компании на важные для нее социальные аспекты и, с нашей точки зрения, определяет оптимальный баланс между задачами компании в вопросах повышения операционной эффективности, интересами республики и сотрудников «АЛРОСА».

Это выгодно!

— Как этот проект повлияет на сотрудников компании? И как они воспринимают грядущие перемены?

— Разумеется, этот проект, как и любая реформа, вызывает обеспокоенность коллектива. Мы стараемся как можно более детально объяснять суть происходящих изменений и те выгоды, которые и компания, и сами сотрудники получат в результате их реализации.

Прежде всего, хочу еще раз отметить, что основная часть работников ОЦО будет сформирована из действующих сотрудников «АЛРОСА» – они просто будут переведены в новое предприятие. Для тех, кто выберет для себя переезд в Новосибирск, предусмотрены социальные гарантии, в том числе «подъемные», компенсация транспортных расходов на переезд. Кроме того, в рамках перехода в ОЦО все сотрудники пройдут необходимое обучение.

До середины 2019 года оптимизация численности составит не более 50 человек в целом по Группе. Нужно отметить, что кадровые решения будут приниматься по каждому конкретному человеку, исходя из его деловых качеств и показателей эффективности работы. Для тех, кто показывает хорошие результаты работы и серьезное отношение к делу, всегда будут предложены и обсуждены какие-то варианты.

Параллельно мы разрабатываем программу содействия трудоустройству тех сотрудников, которые по каким-то причинам не найдут себя в реформированных структурах. Компания безусловно понимает напряженность на рынке труда моногородов и готова оказывать посильное содействие работникам в их последующем трудоустройстве. В частности, сейчас обсуждаются возможности организации переобучения для последующего трудоустройства, в том числе удаленного.

В целом, повторюсь, понятно, что на первом этапе любые перемены воспринимаются коллективом настороженно. Нам всем сейчас необходимо пройти так называемую «кривую восприятия». Мы стремимся быть открытыми, будем оказывать поддержку, давать разъяснения, проводить встречи.

По мере того, как проект движется и как разъясняется его суть, информация будет восприниматься более объективно, и станут понятны и очевидны не только сами перемены, но и их польза и для компании, и для самих сотрудников.

С точки зрения компании – это действительно серьезное повышение эффективности, возможность внедрения новых современных технологий. С точки зрения самих сотрудников – это не просто смена адреса работы, но и возможность личного и профессионального развития.

В целом модель ОЦО значительно увеличивает возможности профессионального развития, расширения компетенций, карьерного роста. Это объясняется обширным функционалом и масштабом ОЦО. Если по-простому, то в ОЦО больше ролей и задач, чем, например, в отдельно взятой бухгалтерии. Сотрудник сможет при наличии желаний и стремлений перейти из одного функционального блока в другой для развития навыков, привлекаться к новым проектам группы, которые будут реализовываться на базе ОЦО.

Команда успеха

— На каком этапе сейчас находится проект? Когда он будет реализован?

— Сейчас мы формируем так называемый «проектный офис» — группу сотрудников, которая займется реализацией и сопровождением проекта. Создается команда, в которую войдут сотрудники «АЛРОСА», в основном из Мирного, и представители привлеченного консультанта (Deloitte). В пике проектный офис будет доходить до 45-50 человек. Проектная команда разделена на функциональные блоки: учет и отчетность, казначейство, управление персоналом, закупки. Также отдельные эксперты будут заниматься вопросами рисков и контролей, ИТ, управлением изменениями. Команда собирается хорошая, сильная. Консультант имеет значительный опыт построения ОЦО для крупных компаний, выделил лучших специалистов.

Активная работа проектной команды начнется в середине мая. Сам проект будет реализовываться постепенно. Он начнется осенью 2018 года с переноса функционала московской площадки, параллельно в Мирном стартует организация ОЦО.

Отработав модель на мирнинской и московской площадках, с 2019 года мы начнем работу с другими площадками, при этом дочерние компании будут переводиться в последнюю очередь. Это связано с тем, что каждая «дочка» сегодня использует свою информационную систему учета. Мы прорабатываем возможность внедрения в дочерних компаниях типовой учетной системы на платформе 1С, которая будет в основном включать в себя финансовый и логистический контуры и на каждой площадке интегрироваться с локальными производственными системами.

«АЛРОСА» показывает хорошие финансовые результаты. Но рынок постоянно ставит перед его участниками все новые вызовы, и мы должны на них адекватно реагировать.

ОЦО – это инструмент повышения операционной эффективности, унификации процессов и создания основы для быстрых изменений, проверенный практикой способ сделать следующий шаг. И, кажется, у нас нет варианта его не сделать. Если объединим усилия, сделаем лучший ОЦО — цели должны быть амбициозными. ​


Также вас может заинтересовать:

Написать ответ:


:bye: 
:good: 
:negative: 
:scratch: 
B-) 
:wacko: 
:yahoo: 
:rose: 
:heart: 
:-) 
:whistle: 
:yes: 
:cry: 
:mail: 
:-( 
:unsure: 
;-) 
:question